*Por Tatiane Vargas e Liana Paraguassu (VDDIG)
Equipes do Serviço de Gestão de Compras da ENSP analisam funcionalidades do SGA e sua adequação aos processos administrativos da Escola
A Vice-Direção de Desenvolvimento Institucional e Gestão da Escola Nacional de Saúde Pública Sergio Arouca (VDDIG/ENSP) está analisando a possibilidade de adotar o Sistema de Gestão Administrativa (SGA), desenvolvido pela Coordenação-Geral de Administração da Fiocruz (COGEAD), como ferramenta de apoio à gestão dos processos administrativos da Escola.
Como parte desse trabalho, a equipe do Serviço de Gestão de Compras (SECOM/ENSP) reuniu-se, em julho, com profissionais do Serviço de Administração de Compras (SEAC/COGEAD) para conhecer as funcionalidades do sistema e verificar sua adequação às necessidades da Escola. O encontro permitiu discutir os fluxos que podem ser acompanhados pelo SGA, as formas de registro e consulta de informações e as possibilidades de utilização da ferramenta no cotidiano dos serviços da VDDIG.
Sistema reúne diferentes módulos de gestão
O SGA é um sistema corporativo da Fiocruz estruturado em diferentes módulos voltados à gestão administrativa. A ferramenta é utilizada por unidades da Fundação em áreas como compras, finanças, patrimônio, almoxarifado, pedidos de material e protocolo, entre outras.
Na prática, o sistema permite registrar, consultar e acompanhar informações e etapas de diferentes processos administrativos. Para a VDDIG, a análise busca identificar de que forma esses recursos podem contribuir para organizar os fluxos de trabalho, facilitar o acompanhamento das atividades e reduzir a dispersão de informações entre diferentes controles e sistemas.
De acordo com a chefe do Serviço de Gestão de Compras da ENSP, Tatiane Moreira da Silva, a análise considera necessidades identificadas no trabalho cotidiano do setor, especialmente diante das mudanças nos processos de contratação e nas ferramentas oficiais utilizadas para compras públicas.
“O SIAD já não acompanha algumas dessas mudanças, especialmente diante das atualizações do catálogo de materiais e serviços do Compras.gov.br e das mudanças na legislação. Também sentimos falta de recursos que permitam gerar relatórios mais adequados, realizar os ajustes necessários e trabalhar de forma mais estruturada com os dados das pesquisas de mercado”, explica.
Atualmente, segundo Tatiane, o SIAD considera apenas a média no cálculo da pesquisa de preços, enquanto o setor de compras também precisa trabalhar com outros critérios, como menor preço e mediana. Para atender a essas necessidades, são utilizados controles complementares em planilhas.
Integração de informações é um dos pontos analisados
A possibilidade de integrar informações entre diferentes áreas também está entre os aspectos considerados pela VDDIG. O Almoxarifado da ENSP já utiliza o SGA, mas seus dados não estão integrados ao SIAD. Com isso, um mesmo material pode ser cadastrado de formas diferentes nos dois sistemas, e a descrição registrada nem sempre corresponde às especificações necessárias para a aquisição.
“Por isso, estamos avaliando o SGA como uma possibilidade de termos informações mais integradas, confiáveis e compatíveis com as necessidades atuais do setor de compras e dos demais serviços da VDDIG”, afirma Tatiane.
Análise segue em andamento
A reunião com a equipe da COGEAD faz parte de uma etapa inicial de análise do SGA. Além de conhecer os recursos disponíveis, a VDDIG busca verificar a compatibilidade da ferramenta com seus processos de trabalho e identificar eventuais adequações necessárias para sua utilização na ENSP.
A partir da análise técnica e administrativa, serão definidos os próximos passos e a viabilidade de adoção do sistema pela VDDIG.
Integrantes das equipes do SECOM/ENSP e do SEAC/COGEAD, da esquerda para a direita: Willian Azevedo, Alessandro Santos, Tatiana Costa, Pamela Lopes, Luma Riqueza e Rodrigo Reis.